Deskripsi Pekerjaan
Kami perusahaan konsultasi manajemen terkemuka di Indonesia yang sedang berkembang pesat. Kami mencari seorang Spesialis Administrasi & Operasional yang detail-oriented, proaktif, dan memiliki kemampuan komunikasi yang sangat baik untuk bergabung dengan tim kami di Jakarta. Posisi ini menawarkan kesempatan emas untuk berkontribusi langsung pada efisiensi operasional perusahaan dan pengembangan karier yang jelas di lingkungan kerja yang dinamis dan suportif.
Sebagai Spesialis Administrasi & Operasional, Anda akan menjadi tulang punggung operasional kantor, memastikan semua proses administratif berjalan lancar, efisien, dan sesuai standar perusahaan. Anda akan bekerja sama erat dengan berbagai departemen dan level manajemen untuk mendukung kelancaran bisnis sehari-hari.
Tanggung Jawab
- Mengelola dan memelihara sistem pengarsipan dokumen fisik dan digital untuk memastikan data selalu teratur, aman, dan mudah diakses.
- Melakukan koordinasi jadwal rapat, perjalanan dinas, dan agenda eksekutif secara efisien menggunakan tools digital.
- Menyusun, memeriksa, dan mendistribusikan korespondensi internal dan eksternal (surat, email, laporan) dengan tingkat akurasi tinggi.
- Bertanggung jawab penuh atas pengelolaan inventaris dan pengadaan perlengkapan kantor sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.
- Memberikan dukungan administratif komprehensif kepada tim manajemen dan departemen terkait.
- Mengelola database kontak klien dan vendor, serta memastikan informasi selalu diperbarui secara berkala.
- Membantu dalam proses rekonsiliasi administrasi keuangan sederhana dan pencatatan pengeluaran harian.
- Menjadi penghubung utama (point of contact) untuk seluruh pertanyaan administratif dari klien dan vendor eksternal.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) dari semua jurusan, diutamakan Manajemen, Administrasi Bisnis, atau Sekretaris.
- Pengalaman kerja minimal 2 (dua) tahun di posisi Administrasi, Sekretaris, atau Operasional.
- Menguasai Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dengan sangat baik dan mampu membuat presentasi yang profesional.
- Kemampuan komunikasi verbal dan tulisan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris yang sangat baik (aktif).
- Teliti (detail-oriented), terstruktur, dan memiliki kemampuan manajemen waktu serta prioritas yang kuat.
- Mampu bekerja secara efektif dalam tim maupun secara mandiri dengan inisiatif yang tinggi.
- Bersedia ditempatkan dan menjalani proses interview di wilayah Jakarta Pusat atau Jakarta Selatan.
- Memiliki pengalaman dengan software CRM atau ERP (seperti Salesforce, Zoho, atau Accurate) merupakan nilai tambah yang signifikan.